Законодательство
Бухгалтерия
Зарплата и кадры
Торговля и склад
Финансовый
анализ
Бюджетирование
Системы класса ERP
Системы класса CPM
Строительство
Банк
Документооборот
Альтернатива
|
Автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов – термин, который на слуху уже не первый год.
Обещая баснословную прибыль, многочисленные «автоматизаторы» внедряют под знаменем
новейших технологий разнообразные решения, призванные повысить эффективность
бизнеса своего клиента. И часто это происходит так, что клиент слабо ориентируется,
как же происходит процесс внедрения, а фирмы, осуществляющие внедрение, не
утруждают себя, чтобы сделать автоматизацию хоть сколько-нибудь прозрачной.
Данный материал поможет устранить некоторые пробелы в понимании того, что же
скрывается за словами «процесс внедрения АСУ».
Итак, вы решили внедрить на своем предприятии систему автоматизации бизнес-процессов.
Прежде чем искать исполнителя, нужно уяснить некоторые принципиальные моменты.
Главный из них – внедрение должно быть действительно необходимо, то есть иметь
экономическое обоснование. При этом речь может идти об автоматизации бизнес-процессов,
тогда его цель — повышение надежности и оперативности предоставления информации
и выделение большего времени сотрудников на ее анализ, а не на обработку. Кроме
того, цель автоматизации может состоять в реорганизации бизнес-процессов. В
любом случае стоимость внедрения достигает 1-2% от месячного оборота компании
(разумеется, речь идет о комплексной автоматизации). Если же бизнес-цели не
ясны или бюджет вашего предприятия просто не выдержит рыночной цены внедрения,
то лучший выход — отложить подобное мероприятие.
Следует понимать, что внедрение не сводится к покупке коробки. Любое программное
обеспечение требует поддержки, и деловое – в особенности. Обновления, связанные
с изменениями законодательства, корректировка отдельных моментов учета или
кардинальная перестройка процессов, вызванная ростом или реорганизацией предприятия,
– все это должно входить в услугу поддержки и сопровождения внедряемого решения.
Важный момент состоит в том, что самостоятельное внедрение так же эффективно,
как и самолечение. Простых областей учета и управления нет. На изучение и кодирование
потребуются месяцы и годы работы. Так что уж лучше сразу решить, что эффективнее
- доверить внедрение опытному «врачу», или путем собственных проб и ошибок
добиваться призрачных целей. Кроме того, вам нужны не контрагенты, а союзники.
Организация, осуществляющая внедрение, должна быть не только безукоризненна
в профессиональном отношении, вы, прежде всего, должны доверять ей. Речь идет
не только о той информации о вашей компании, которая станет доступной данной
организации в процессе внедрения. Во внедрение обязательно будут вовлечены
руководство и предметные специалисты, обязательно появятся разного рода проблемы,
поэтому вам необходима уверенность, что вас не обманут.
Маршрут правильного движения
Единственный, но зато гарантированный способ сохранить здоровье при движении
по незнакомой, сильно пересеченной местности — это, как известно любому альпинисту,
точный маршрут и соответствующая экипировка. Процесс внедрения не менее запутан
и сложен, чем маршрут по горам, и имеет те же свойства. Подобно любому маршруту,
внедрение должно быть ограничено как в пространстве — иметь конечную цель,
так и во времени. Нечеткость в этих вопросах приводит к тому, что блуждания
становятся бесконечными, а цель — недостижимой. Сложный маршрут (а простых
внедрений не бывает) всегда состоит из этапов. В случае автоматизации эти
этапы можно выделить следующим образом.
Этап 1. Стратегическое планирование. Топ-менеджеры компании должны сформулировать
бизнес-цели и стратегию на ближайшие год-два. Это задачи именно высшего руководства.
Как правило, цели впервые ясно формулируются как раз в результате этого этапа.
Этап 2. Формализация бизнес-процессов. После понимания задач можно переходить
к следующему этапу — постановке задач на автоматизацию. Кратко - какие задачи
будут автоматизированы и как. В ходе данного этапа составляются схемы движения
информации (по одной на функциональную область — планирование продаж, закупка,
хранение и т. д). На этом этапе в работе принимают участие топ-менеджеры, ведущие
специалисты, начальники подразделений подготовки и IT-менеджеры. В результате
данного этапа цели руководства будут сформулированы на языке конкретных функций
и задач всех подразделений компании. Таким образом, это фактически этап постановки
задачи.
Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов. Первое системное и реальное представление
о целях и бизнес-процессах, подлежащих автоматизации, полученное в результате
второго этапа, почти всегда неоптимальное. Поэтому для повышения эффективности
они должны быть оптимизированы. Обычно в результате оптимизации происходит
реорганизация либо структуры предприятия, либо бизнес-процессов — реструктуризация
и реинжиниринг соответственно.
Этап 4. Техническое задание. Опираясь на утвержденную постановку, можно разрабатывать
ТЗ. Иными словами, постановка задачи отвечает на вопрос: «Что надо автоматизировать?»,
а ТЗ — «Как конкретно надо автоматизировать?». ТЗ составляется с IT-менеджерами
и начальниками отделов — «собственниками бизнес-процессов». В задании детально
описываются все объекты информационной системы, их поведение и т. д. И чем
подробнее будет ТЗ, тем лучше. На этом этапе очень важен процесс документирования,
чтобы потом не возникали проблемы расхождения взглядов компании-клиента и внедряющей
стороны.
Этап 5. Кодирование. После утверждения ТЗ можно приступать к кодированию.
Это дело внедряющей организации.
Этап 6. Разработка должностных инструкций. Создание должностных инструкций
– этап, часто игнорируемый заказчиками, которые требуют переходить сразу к
обучению персонала. Но именно должностные инструкции облегчат в дальнейшем
и обучение, и опытную эксплуатацию – меньше придется волноваться и заказчикам,
и внедренцам. Опыт показывает, что этапы кодирования и разработки должностных
инструкций могут проходить параллельно.
Этап 7. Обучение пользователей. В результате внедрения практически всегда
происходит реинжиниринг и реструктуризация. Это означает, что сотрудники предприятия
будут вынуждены работать по-новому. И проблема состоит не только в том, что
их нужно известить о грядущих изменениях и научить работать в новых условиях.
Основное, пожалуй, в том, чтобы преодолеть психологическое сопротивление переменам,
позитивно настроить коллектив. Другими словами, нужно учесть и человеческий
фактор.
Этап 8. Опытная эксплуатация. Этап, на котором можно объективно оценить все
сделанное ранее. Система начинает работать не на бумаге и показывать свою эффективность/неэффективность.
Экипировка
С тем, как строить маршрут, разобрались. Но важен не только маршрут, но и экипировка.
Итак, есть сложная, но результативная последовательность этапов. Каждый этап
должен быть задокументирован и утвержден заказчиком. Первый документ этапа
- план его выполнения. Второй - план-факт исполнения работ. Третий - собственно
результат этапа: «Отчет о постановке задачи», «Схемы автоматизируемых бизнес-процессов»,
«Техническое задание», «Должностные инструкции».
У фирмы-внедренца должны быть стандарты на эти документы, причем в таком виде,
чтобы потенциальные клиенты всегда могли с ними ознакомиться. Нет единого стандарта?
Внедренец готов работать по любой предложенной заказчиком форме? Значит, это
плохой внедренец. Нельзя плясать под дудку заказчика, ведь он не профессионал.
Только представьте - приходите вы к врачу, а он вас спрашивает: «Как будем
лечиться?». То есть нужен еще один документ. В начале каждого этапа заказчик
должен утвердить формат документа результата по данному этапу. Хорошо, если
этот формат будет совпадать/коррелировать с общепринятыми — ГОСТ, IDEF. Цель
- предсказуемость результата.
Таким образом, только ознакомившись с форматами документов, сопровождающих
работу внедряющей компании, не потратив ни единого у. е., вы сможете оценить
потенциальных внедренцев именно по качеству работ, а не по субъективному восприятию.
Опасно опираться на мнение знакомого главного бухгалтера, мол, их автоматизировала
фирма, и результат очень хороший. Часто результатом для главного бухгалтера
будет увеличение его авторитета, влияния, количества подчиненных, что вряд
ли совпадает с оценкой результата внедрения для фирмы в целом. И наоборот,
если вам говорят, будто кто-то недоволен результатом внедрения, это может означать
обратное. Например, вряд ли результатом проекта по автоматизации крупной фирмы
останется доволен уволенный (ставший лишним) восемнадцатый бухгалтер или менеджер
по продажам, не добившийся успеха.
Сроки
На сакраментальный вопрос: «Я хочу автоматизировать то-то и то-то, как быстро
вы мне это сделаете?», как правило, следует сакраментальный ответ: «Давайте,
уточним, что именно вам нужно. Ответ будет зависеть от этого». Вопрос - правильный.
Ответ - нет. На самом деле, сроки внедрения в первую очередь определяются
не сложностью задачи. Сроки внедрения определяются скоростью принятия решения
заказчиком (при профессионализме внедренца, разумеется).
Пример. Допустим, есть некто, желающий вылечиться от некой болезни, лечение
которой связано с операцией (предположим, это аппендицит). Время работы специалиста
(врача) — один-три часа операции плюс минут двадцать в день на обход и около
часа-двух на процедуры. Просуммируйте и сравните с общим временем нахождения
больного в клинике (недели две, если все в порядке, а если и нет, то время,
которое тратят на больного врачи, относительно времени его пребывания в стационаре
почти не увеличивается - просто больной не выписывается, а процедуры не прекращаются).
То есть для конкретно взятой болезни, при конкретном медколлективе, время выздоровления
может измениться в несколько раз, в зависимости от пациента. В итоге время
выздоровления определяется, в первую очередь, состоянием больного, которого
лечат, а не тем временем, которое уделили больному врачи.
Теперь об автоматизации. Постановка задачи на автоматизацию в значительной
степени зависит от той среды, в которой произойдет автоматизация, и определяется
тем средством, которое будет выбрано для решения. Ставить задачу будет руководство
предприятия и предметные специалисты. Какое представление они имеют о средствах,
с помощью которых будет решена задача? Вопрос риторический. В процессе внедрения
заказчикам придется узнать гораздо больше нового, чем специалистам внедряющей
фирмы. То есть время, затраченное специалистами и руководством предприятия
заказчика на выбор оптимальной схемы информационных потоков и бизнес-процессов
(ведь решение принимать им, а не внедренцу), существенно больше того времени,
в течение которого специалистам внедряющей фирмы придется разбираться в нюансах
бизнес-процессов конкретного предприятия, подготовить варианты этих схем.
Иными словами, хорошая внедряющая фирма должна, как минимум, «не тормозить»
процесс автоматизации больше, чем сам заказчик. Аналогичная формулировка в
медицине может звучать примерно так - хороший врач, как минимум, не должен
«тормозить» процесс выздоровления больного. Если же вернуться к вопросу, с
которого начали, - «сколько времени займет внедрение?», то после двух-четырех
встреч с руководством фирмы-заказчика, каждая продолжительностью около часа,
время внедрения можно будет оценить с погрешностью примерно 40%. На этом этапе
уже станет ясна и примерная сложность задачи, и то, с какой скоростью заказчик
реагирует на предложения и вопросы, сколько у него ответственных, существует
ли четкий механизм принятия решения и т. д. Продолжая медицинские аналогии,
серия этих встреч — не что иное, как бесплатное предгоспитализационное обследование
(общий диагноз, выявление всяких аллергий, противопоказаний и проч.).
Стоимость
Сколько стоит внедрение? Автоматизация - это бизнес. Значит, определение стоимости
процесса описывается общими экономическими законами. Труд среднего специалиста
средней внедряющей фирмы объективно определяется временем его работы. Поэтому
у каждой внедряющей фирмы единица трудозатрат определяется квалификацией
персонала — эта единица является базой для расчета. А как на практике устанавливается
стоимость внедрения? Известно три способа договорного определения стоимости
внедрения.
Способ 1. Авантюрный. Внедрение всегда производится с целью оптимизации бизнеса,
и результатом внедрения будет увеличение прибыли автоматизируемого предприятия
либо за счет расширения бизнеса, либо за счет сокращения потерь, либо за счет
и того и другого. Вот на некоторую долю прироста прибыли, полученного в результате
автоматизации, стороны и договариваются. Этот способ достаточно редок. Солидная
внедряющая фирма на это никогда не пойдет по следующей причине - нести прямые
затраты ей придется сейчас (время, потраченное на внедрение специалистами компании),
а окупятся они в будущем или нет, будет зависеть от персонала заказчика. То
ест, проконтролировать этот процесс нельзя. Риск огромен.
Способ 2. Проектный. Способ, любимый руководством автоматизируемых предприятий
за кажущуюся простоту и ясность. Способ действительно ясный, но вот последствий
этой ясности заказчик себе, как правило, не представляет. И это может привести
к серьезным проблемам. В таком случае стороны четко оговаривают, что, в какие
сроки и за какие деньги будет сделано. Серьезная внедряющая фирма формализует
это в договорных документах следующим способом: Постановка задачи определяет,
что именно должно быть сделано; ТЗ определяет, как должно быть сделано то и
только то, что определено в Постановке; Кодирование — кодируется то и только
то, что определено в ТЗ. Такая система позволяет внедряющей фирме точно определить
себестоимость и стоимость проекта, а также планировать ресурсы. Но что произойдет,
если после подписания договора и постановки задачи заказчик вдруг обнаружит,
что по какой-либо причине стоящие задачи изменились и часть заявленных в постановке
задач в том виде, в каком они утверждены внедренцем, ему уже не нужна? Внедряющая
фирма на основании подписанных простых и ясных документов имеет полное право
сделать ненужную работу и добиться оплаты ее договорной цены. Кроме того, коль
скоро сроки работ определены, внедряющей фирме не выгодно их растягивать —
норма прибыли уменьшается, и она обязательно будет использовать подписанные
документы с оговоренными сроками для того, чтобы не дать заказчику затянуть
сроки (увеличить скорость принятия решения заказчиком). Иными словами, при
проектном способе реальную ответственность берут на себя обе стороны, но одна
из сторон редко отдает себе в этом отчет.
Способ 3. Рамочный договор о сотрудничестве. Жизненность этого способа определяется
его гибкостью. В отличие от проектного способа стороны констатируют общее видение
предполагаемых задач, сроков и стоимости, но фиксируют лишь те задачи и этапы
работ, которые им ясны на 100% (принимая на себя двустороннюю ответственность),
и договариваются, что новые задачи можно формулировать и выполнять оговоренным
способом, по мере их прояснения. И так до тех пор, пока окончательная цель
не будет достигнута. Меньшая жесткость - меньший риск. Возможность внесения
оперативных корректировок гарантирует меньший расход ресурсов (они не тратятся
на выполнение ненужной работы), а значит, гарантирует лучшее, по сравнению
с проектным способом, соотношение результат/цена.
Управление
Процесс управления практически любым объектом можно представить циклом (рисунок).
Если, скажем, мы управляем кораблем, то Целеполагание — это принятие решения
доплыть, например, из Ливерпульской гавани в Бразилию; Планирование — это
решение о том, что для пополнения запаса горючего нам необходимо зайти в
промежуточный порт, например, на Кубу; Исполнение — это собственно плавание;
Контроль — это необходимость прочитать название порта и убедиться, что попали
именно на Кубу, а не в Каир; Анализ — соотнесение желаемого местонахождения
с действительным; Формирование управленческого воздействия — оргвыводы и
приказ заменить проштрафившегося штурмана; Корректировка — изменение планов
или целей в зависимости от величины промаха, ну и так далее. Более того –
каждая фаза в отдельности должна быть тоже управляема, а значит, и иметь
свои целеполагание, планирование, исполнение, контроль и анализ.
Автоматизированная система управления в общем случае должна автоматизировать
именно этот цикл, так как именно он является определением термина «управление».
Вопрос в том, какие фазы управленческого цикла подлежат автоматизации? Достаточно
очевидно, что не целеполагание и корректировка, которые пока являются прерогативой
человека, поскольку на этих этапах разрабатывается/корректируется миссия, стратегия
предприятия, его глобальные планы (имеющие в основном качественную оценку)
или производится изменение плана — процесс, тоже не подлежащий алгоритмизации.
На всех же остальных стадиях автоматизация весьма и весьма уместна. В любом
случае сбои на любой стадии управления приводят к тому, что объект становится
плохо или вовсе неуправляемым.
Итак, при автоматизации системы управления предприятием автоматизировать нужно
фазы планирования, исполнения, контроля и анализа. Все четыре. А если к вам
приходит фирма-автоматизатор и утверждает, что после проведенной ею автоматизации,
скажем, бухучета, наступит полный порядок, то вряд ли им можно доверять. Бухучет
принадлежит фазе контроля. Допустим, вы знаете месячный объем продаж. Но его
не с чем сравнивать, следовательно, непонятно, как регулировать этот объем.
А если бы у предприятия существовал план по объему продаж, то каждый день менеджер
получал бы информацию: укладывается он в план или нет, и в результате чего
возникло отклонение. Согласны, что в этом случае менеджер действительно владеет
информацией и является именно менеджером, а не бухгалтером или секретарем?
Разберем фазы, подлежащие автоматизации, подробнее.
Фаза планирования
Процесс составления планов есть коллективный процесс работы менеджеров, в течение
которого планы обсуждаются, корректируются, утверждаются. Рассмотрим этот
процесс на примере планирования постоянных расходов.
1. Финансовый директор делает в системе пометку о начале планирования.
2. Автоматически всем пользователям системы рассылается сообщение о начале
планирования следующего периода, его сроках и deadline предоставления плана.
3. IT-менеджер, в числе прочих ответственных, получает указанное сообщение
и начинает планировать, допустим, следующий месяц.
4. Он указывает номер декады (недели, точную дату — все зависит от выбранной
модели), статью расхода и сумму. Причем заранее составлена проекция менеджеров,
участвующих в планировании, на статьи затрат. Это значит, что IT-менеджер никак
не сможет планировать налоги или зарплату основного производственного персонала,
поскольку ему это запрещено. Но выбрать статью — оргтехника и провести по ней
$600 (поддержание и текущий ремонт) он сможет.
5. Завершив планирование, менеджер оценивает свои планы, что-то меняет и ставит
отметку.
6. Автоматически система формирует сообщение, что тогда-то такой-то IT-менеджер
предоставил все планы.
7. Финансовый директор, таким образом, получает консолидированную информацию
от всех отделов.
8. Затем, как правило, полученные планы не удовлетворяют финансового директора
(а может, генерального директора или акционеров). Финансовый директор или дает
задания подразделениям что-то изменить, или в пределах дозволенного меняет
сам. Но с автоматическим предупреждением всех заинтересованных лиц.
9. В результате в системе формируются приемлемые для всех сторон (естественно,
с учетом их веса) бюджеты расходов и платежей.
10. Финансовый директор закрывает указанный период для планирования, после
чего всем автоматически рассылаются оповещения об утверждении (невозможности
дальнейшего изменения) бюджетов.
В результате сформированы четкие планы расходов и выплат предприятия на предстоящий
период. На практике процедура разработки и утверждения подобных планов занимает
от 3 до 10 дней в зависимости от сложности бизнеса и скорости принятия решений.
Учитывая требования конкретного менеджмента, указанная процедура может быть
проще или сложнее. Например, возможно лимитирование определенных статей (в
абсолютных величинах или в процентах от других статей) — на рекламу нельзя
тратить более 6% всех поступлений от продаж и т. д.
Фаза выполнения
Прежде всего, нужно понять, что фаза выполнения ни в коем случае не ограничивается
только лишь учетом – бухгалтерским или управленческим. Эта фаза включает
в себя так же управление персоналом, маркетинг и т.п.
Если продолжить пример с описывающий фазу планирования, то автоматизированный
процесс фазы выполнения выглядел бы примерно так:
1. Подчиненный IT-менеджера (или он сам) вводит в систему заявку на выплату,
допустим, $630, указать статью — поддержание оргтехники, и способ оплаты —
безналичный. По плану же на данную статью полагалось $600.
2. Менеджер видит перерасход — $30 (в общем случае — величину неизрасходованного
остатка по статье) и отсылает такую заявку финансовому директору.
3. Финансовый директор получает сообщение о новой заявке от IT-менеджера, видит
перерасход по ней и текущий остаток денежных средств на том счете, с которого
она будет уплачена.
4. Если финансовый директор согласен, он утверждает заявку и продолжает ее
движение по маршруту. Если не согласен — отклоняет, что означает возврат заявки
к ее отправителю с указанием причины отвода.
5. В случае утверждения заявка попадает к бухгалтеру, который, после получения
необходимых документов (счета, акта, счета-фактуры и т.д.), ставит свою визу
— «проведено».
6. Дальше бухгалтер по банку одним движением на основании заявки печатает платежное
поручение. Заявка получает статус — «удовлетворена».
Надо отметить то, что необходимым элементом документооборота является доступность
ответственным лицам информации о том, кто и как долго обрабатывал заявку, и
в какой стадии она в данный момент находится. Естественно, на практике было
много нюансов. Например, если заявка удовлетворяла плану, то этап 3 мог и отсутствовать.
Фаза контроля
Контроль является выбором системы стандартов и нормативов. Он определяет возможности
анализа и тем самым становится формальным языком, описывающим цели, которые
мы реально можем достичь. Несмотря на то, что по времени этап контроля следует
после фазы целеполагания, дело должно происходить следующим образом: одновременно
с выбором (определением) цели необходимо выбрать систему показателей. Во
время выполнения этапа контроля как такового надо лишь измерять ситуацию
строго в этой системе показателей.
Фаза анализа
Для начала попытаемся разобраться, зачем вообще нужна фаза анализа. Здесь все
достаточно просто: нам необходимо понять, достигнута ли цель, и выявить факторы,
способствующие или препятствующие этому. Анализ нужен, чтобы определить сильные/слабые
стороны бизнеса. Причем следует помнить как о субъективных, так и об объективных
факторах.
Любой бизнес имеет бюджетную и операциональную составляющие. Бюджетный план
и план мероприятий нельзя однозначно выразить друг через друга, но система
управления должна учитывать это. В обязательном порядке анализу подлежат как
бюджетная, так и операциональная составляющая бизнеса. Ошибка на данном этапе
приводит к неправильным (недостижимым) целям на следующем витке цикла. В лучшем
случае — потеря денег, в худшем — потеря клиента.
Для того чтобы все вышесказанное обобщить, рассмотрим два конкретных примера.
1. Компания Y занималась крупной оптово-розничной торговлей товарами определенной
группы. Перед топ-менеджерами была поставлена задача увеличения прибыли.
Топ-менеджеры решили выяснить, какие товарные позиции приносят большую прибыль.
Через месяц они это выяснили и решили убрать плохо продающиеся товары. Затем
они выбрали несколько самых ходовых позиций и увеличили по ним закупки, а
от остальных отказались. В результате компания осталась без ассортиментных
позиций. При отсутствии ассортиментного минимума резко снизились продажи
и самых ходовых товаров — их стали покупать у конкурентов.
2. Компания Z занималась крупной оптово-розничной торговлей товарами, импортируемыми
из-за границы. Так же, как и в предыдущем примере, перед топ-менеджерами была
поставлена задача увеличения прибыли. Рынок к этому моменту уже устоялся, и
топ-менеджеры решили, что единственная возможность качественного улучшения
ситуации находится не на уровне бюджетных решений (увеличение числа и пропускной
способности каналов поставок, конкурентное снижение отпускных цен и т. д.).
Следующим их шагом был анализ выполнения всей логистической цепочки доставки
товара:
Определение и согласование параметров заказываемого товара с продающими филиалами.
Заказ товара у поставщика.
Отправка заказанного товара поставщиком.
Прибытие товара на таможню.
Доставка до центрального склада.
Контроль качества и определение условий хранения.
Доставка до филиала или местного склада.
Продажа.
В результате анализа деятельности предприятия за предыдущий период выяснилось
следующее: периодически возникала ситуация, когда закупаемый товар по своим
характеристикам (номенклатура, размер и проч.) существенно отличался от заказываемого
филиалами. Это приводило к серьезным проблемам и потерям в сбыте.
Было решено ввести еще один этап (между этапами 2 и 3). Этим новым звеном
стал этап Согласования. Появились две новые должности:
1) менеджер, отвечающий за согласование отклонений с поставщиком. Он несет
ответственность за то, что поступит именно согласованный товар;
2) менеджер, отвечающий за то, что согласованный товар будет востребован и
продан филиалом.
Этого оказалось достаточно для существенного сокращения потерь.
Коэффициент автоматизации
Автоматизация нужна для повышения эффективности бизнеса. Каким образом?
Допустим, существует сотрудник, должностные обязанности которого достаточно
формализованы (регламентированы). Если они не сложны и нагрузка не велика,
то нет проблем. Но что происходит на практике при увеличении нагрузки, причем
нагрузка здесь — не обязательно в увеличении операций, это может быть повышение
цены принимаемых решений, нервная нагрузка и прочие факторы. А происходит следующее:
количество выполняемых за единицу времени производственных операций уменьшается,
зато вероятность технологических ошибок увеличивается. Поэтому замена алгоритмизируемых
человеческих операций на машинные совершенно формально приводит к увеличению
эффективности и надежности всей системы. Именно в этом и состоит задача автоматизации.
Из этого же следует критерий оценки автоматизированной системы:
Коэффициент автоматизации (AQ) обратно пропорционален количеству алгоритмизируемых,
но не автоматизированных операций.
То есть чем больше осталось ручной, рутинной работы, тем он ниже. Плохо автоматизированная
система в предельном случае является просто хранилищем информации, в которое
кто угодно или что угодно просто вводит данные, потом эти данные, как правило,
массой выбрасываются пользователю, который волен поступать с ними, как хочет.
Поэтому существует опасность недоавтоматизации. Предположим, на некотором
предприятии в системе была реализована поддержка планов, учета, планирования
и контроля. Вроде бы хорошо. В числе прочих составлялся бюджет выплат. Но на
самом деле учет выполнения планов велся без предварительного контроля, т. е.
при плане выплат в 100 единиц сотрудник мог сделать платеж на 500, и на следующий
день менеджер видел результаты контроля — отклонение — 400. Правда, было уже
поздно, так как отменить действие невозможно. Поэтому перед любым платежом
сотруднику приходилось сопоставлять план выплат, произведенные выплаты и намеченную
выплату, а хранились они в разных подсистемах и т. д. и т. п. В итоге – затрачено
лишнее время, появляется раздражение и ошибки. А достаточно было просто проработать
механизм лимитирования, и при попытке превышения лимита оператор получал бы
соответствующее уведомление и рекомендацию отправить заявку на согласование
и утверждение. То есть система с необходимой степенью гибкости реагировала
бы, и больше того — регламентировала бы деятельность оператора.
Но существует и другая опасность - опасность переавтоматизации. Предприятие
купило престижную информационную систему (западного производства), вложив в
нее сотни тысяч долларов. Номенклатура товаров — около 10 000, поставок — до
500 в день. И вместо обычных кладовщиков предприятие вынуждено взять на работу
квалифицированных программистов для ввода накладных и подготовки отчетности.
А все потому, что в этой КИС товар представлялся двенадцатизначным кодом, и
пользователю каждый раз требовалось набирать в документах эти цифры, специальным
образом ежедневно расшифровывать из данных штрих кодового оборудования, копировать
и импортировать файлы, и снова преобразовывать коды в отчетах. И любая ошибка
или несвоевременное выполнение операций приводили к серьезным проблемам. То
есть оперативность и достоверность информации, которую предоставляла информационная
система, зависела от такого числа человеческих факторов, что сбои фактически
были запланированы.
Получается интересный вывод, указывающий на близость IQ (коэффициент интеллекта)
и AQ. Знаменитый закон Тейлора гласит: «Из двух кандидатов, одинаково пригодных
для работы, следует выбрать более глупого». То же и с компьютерными информационными
системами — из двух систем, одинаково пригодных для автоматизации вашего предприятия,
следует выбрать ту, у которой AQ ниже (более глупую). По крайней мере, будет
экономия денег.
Решения
На сегодняшний день, как во всем мире, так и в России существуют разнообразные
решения на различных платформах, призванные в максимально короткие сроки
автоматизировать деятельность предприятий. Это различные MRP, ERP, а также
довольно распространенные в странах СНГ системы на базе «1С:Предприятие».
Но в любом случае, абсолютно готовых к употреблению решений не бывает - каждое
предприятие имеет свои особенности, которые нельзя первоначально учесть в
универсальном пакете. Более того, при внедрении западных систем надо быть
всегда готовым к тому, что они не очень-то рассчитаны на специфику деятельности
на российских просторах, и это может увеличить время внедрения.
Но, тем не менее, эффективность автоматизации бизнес-процессов давно доказана,
и единственным препятствием на пути внедрения является непонимание его сути
заказчиками и непрофессионализм исполнителей. Хотя уже сегодня в России ощущается
значительный прогресс в данном направлении, что не может не внушать оптимизм.
Александра Гнатуш, журнал "IT Manager" #14(2)/2004
Законодательство
Зачем нужна справочно-правовая система
При принятии решений, все мы пользуемся теми или иными документами. Справочно-правовые
системы созданы специально для помощи в выборе необходимого нормативного
документа, обосновывающего ваше решение. Пользователь, в зависимости от
сферы своей деятельности и в соответствии с кругом решаемых задач, может
выбрать
правовую систему, содержащую всю необходимую для него информацию.
Какие бывают справочные правовые системы?
Оболочка справочно-правовой системы, способы хранения базы данных, сервисные
возможности программы у каждой системы - свои. Выбор зависит от предпочтений,
привычек и требований пользователя. Например, одна система позволяет сформировать
собственный банк информации, выбрав необходимые только ему базы. Они затем
объединяются в единый массив, что даёт сквозной поиск документа по всем базам
одновременно. В другой системе можно искать документы как в одной базе, так
и в нескольких базах одновременно. Каждая из программ имеет свои недостатки,
являющиеся по сути платой за достоинства. Например, в одной системе есть
возможность сквозного поиска документа по всем выбранным базам одновременно.
Обратной стороной этого достоинства являются то, что поиск будет возможен
только по "тексту" (полнотекстовый поиcк), а это заметно снижает
скорость и точность поиска.
По тематике справочно-правовые системы можно разделить следующим образом:
нормативные документы; международное законодательство; типовые бланки; банковское
законодательство и др. Пользователи справочно-правовых систем могут выбрать
систему по законодательству своего региона. Существуют также системы поддержки
принятия решений - мощнейший инструмент, позволяющий верно применять действующее
законодательство и точно ориентироваться в практических ситуациях. Названия
идентичных систем у фирм-производителей могут различаться, кроме того, некоторые
из перечисленных систем в свою очередь делятся на более мелкие или, наоборот,
объединяются в крупные.
Остановимся на принципиальных различиях, существующих между справочными правовыми
программами. Условно справочно-правовые системы можно разделить на несколько
типов. При выборе правовой системы нужно учитывать прежде всего то, для кого
она приобретается (типы пользователей) и насколько для вас важна оперативность
получения новой информации (типы обслуживания). Подводя итоги, можно сказать,
что компьютерная правовая база - это экономия времени и правильные решения
в сложных ситуациях. Однако если вы хотите, чтобы система давала максимум отдачи,
необходимо не пожалеть сил при выборе именно той, с которой вам будет удобно
работать. (см. также прайс-лист, классификатор).
Типы пользователей
Бухгалтеры
Для ведения бухгалтерского учета, правильного исчисления и уплаты налогов,
своевременной подготовки и сдачи отчётности необходимо знание налогового и
бухгалтерского законодательства, методик учета хозяйственных операций, правил
заполнения форм отчётности. Информацию по всем этим вопросам бухгалтер найдет
в решениях, ориентированных на профессионалов финансовой сферы. Для бухгалтера
важно иметь под рукой не только нормативные документы, но и возможность обратиться
за помощью к авторитетным специалистам, узнать их мнение, получить ответ на
вопрос. Поэтому во все информационные решения для бухгалтеров подключается
большой объем консультационных и методических материалов из ведущих бухгалтерских
изданий. У СПС ГАРАНТ это: Гарант-Бухгатер, Гарант-Главный Бухгатер, Гарант-Главный
Бухгатер Проф, Гарант-Главный Бухгатер Эксперт и т. д.. У СПС Консультант Плюс
это: КонсультантБухгалтер: ВерсияПроф, "Консультант Финансист", "Корреспонденция
Счетов" и т. д. У СПС Кодекс: Помошник бухгалтера, Особенности бухгалтерского
учета и налогообложения, Все формы отчетности. Есть и другие достойные решения
- например, электронный архив "Финансовой Газеты".
Юристы
Для успешной профессиональной деятельности юристу необходим самый широкий
спектр правовой информации: федеральные и региональные нормативные акты,
правоприменительная
практика, международные соглашения, образцы договоров и других правовых
документов.
Во все информационные решения для юриста подключены комментарии законодательства,
в том числе постатейные комментарии к законам и кодексам, аналитические статьи,
материалы юридической прессы. У СПС ГАРАНТ это: Гарант - Юристконсульт, Гарант-ЮрЭксперт,
Гарант - Главный Юрист и т.д. .. У СПС Консультант Плюс это: КонсультантПлюс:
ВерсияПроф, КонсультантПлюс: ВерсияМоскваПроф, КонсультантПлюс: Эксперт, Консультант:
СудебнаяПрактика и т. д. У СПС Кодекс: Законодательство России, Законодательство
Москвы, Судебная практика. Существуют и сугубо специализированные решения.
Например правовая система "Юрист" фирмы INTRALEX.
Руководители
Законодательство - важнейший фактор внешней среды любой организации. Современный
руководитель, стремящийся к упрочению рыночных позиций и финансового положения
своего предприятия, обязан быть компетентным в правовых вопросах. В решения
для руководителей включена информация по гражданскому законодательству,
по вопросам хозяйственной и предпринимательской деятельности, по налогообложению
и трудовым отношениям.
Руководителю важно уметь быстро найти выход из любой ситуации и принять правильное
решение. Поэтому во все информационные решения для руководителей подключается
особый вид информации - схемы и таблицы по законодательству, помогающие быстро
и компетентно разобраться в сложных правовых вопросах. У СПС ГАРАНТ это: Гарант
- Менеджер, Гарант - Директор, Гарант - Максимум, и т. д. У СПС Консультант
Плюс это: КонсультантПлюс: ВерсияПроф, КонсультантПлюс: ВерсияМоскваПроф, КонсультантПлюс:
КомментарииЗаконодательства, Консультант: Финансист и т. д. У СПС Кодекс: Законодательство
России, Законодательство Москвы, Коментарии и консультации, Предприятие и инспектор
и т.д. На данный момент появляются справочные системы ориентированные на консалтинг.
Одна из них 1С:"Консалтинг. Стандарт". Суть этой системы заключается
в представлении спектра законодательства о правовом регулировании предпринимательской
деятельности в виде консультаций.
Типы обслуживания
Справочно-правовые системы на CD-ROM
К этой категории можно отнести сравнительно недорогие (от 10 до 60 долл.) программы,
которые оболочку размещают на жестком диске, а сами нормативные документы расположены
на CD-ROM. К достоинствам этих программ можно отнести следующее: минимальные
капиталовложения; экономия места на жестком диске; независимость от конкретного
компьютера. Например, одним и тем же диском можно пользоваться и в офисе, и
дома. Однако у правовых систем данной категории есть и ограничения. К моменту
использования конечным потребителем очередного диска нормативные документы,
которые на нем размещены, "устаревают" на две-три недели. Обновлением
фактически является покупка нового диска. Периодичность выхода новых дисков
- не чаще одного раза в месяц. Скорость поиска документов ниже, чем в правовой
системе, размещенной на жестком диске. Тем не менее, многие выбирают базы данных
этого типа именно в силу их низкой стоимости и простоты. К программам этого
типа относятся "Ваше Право", "Законодательство России" и
др.
Некоторые справочно-правовые системы могут иметь определенную тематическую
направленность, например "Справочник Налогоплательщика", "Помощник
Бухгалтера", "1C:Гарант правовая поддержка". Если отмеченные
выше ограничения не являются для вас критичными, то такая правовая система
могла бы стать неплохим дополнением к подшивке газет и журналов.
Справочно-правовые системы, обслуживаемые по договору
К этой категории можно отнести более мощные справочно-правовые системы,
такие, как "ГАРАНТ", "Кодекс",
"КонсультантПлюс", "ЮСИС",
"Референт"
и др. Стоят такие программы существенно дороже, нежели программы первой категории.
После приобретения правовой системы заключается двусторонний договор на обслуживание.
Помимо прочего, он включает обязательства фирмы-производителя или регионального
информационного центра по своевременной актуализации баз данных и замене
версий. Обычно справочные системы этой категории размещаются целиком на жестком
диске, что существенно повышает скорость поиска документа по сравнению с
программами первой категории. Кроме того, они имеют защиту от нелегального
копирования, а также позволяют пользователю выбирать операционную среду,
в которой будет функционировать программа (DOS или Windows). Схема периодичности
обновления информации выбирается пользователем (возможно даже ежедневное
обновление). Нередко такие справочно-правовые системы предполагают работу
в сетевом режиме, когда одним и тем же нормативным документом (одновременно)
могут пользоваться сотрудники различных участков учета или различных отделов.
Для справочно-правовых систем данного класса характерен один общий недостаток
- они занимают довольно много места на жестком диске. Как правило, покупатель
имеет возможность приобрести набор необходимых ему тематических баз данных,
так как полную всеобъемлющую систему разместить на одном компьютере сложно,
а поиск необходимой информации занимал бы очень много времени. К тому же
специалисту одной специальности зачастую не требуются данные ряда разделов
правовой базы данных, актуальных
информация с сайта www.finsoft.ru
Программы для автоматизации бухгалтерского учета
Зачем нужна бухгалтерская программа
В настоящее время мало кто представляет себе ведение бухучета путем
ручного заполнения огромного количества необходимых бухгалтерских документов,
бланков отчетности
и первичных форм. Рано или поздно перед каждым бухгалтером встает вопрос
о введении автоматизации бухучета на его предприятии. Как же выбрать
ту бухгалтерскую программу, которая бы отвечала
специфике и всем требованиям предприятия и, в то же время, была бы настоящим
помощником бухгалтера, а не ставила бы его в тупик своей сложностью?
Что необходимо помнить при выборе бухгалтерской программы
Прежде всего, нужно определить для чего Вы собираетесь приобретать бухгалтерскую
программу: для ведения простого бухгалтерского учета, распечатки первички
и необходимых отчетов или для настройки программы на технологию ведения
бухучета на Вашем предприятии, ведь бухгалтерская программа - только
часть новой технологии
учета. И внедрение бухгалтерской программы не сводится к простой установке
ее на компьютер. За установкой следует настройка программы на особенности
Вашего учета. Автоматизация вызовет изменение ролей в Вашей бухгалтерии.
Если раньше каждый из бухгалтеров вел отдельную часть учета (в крупных
бухгалтериях, например, бывают бухгалтеры, которые занимаются только
НДС) и тратил время
на рутинные расчеты, то теперь все рутинные операции будет делать компьютер.
Еще раз подчеркнем, что главное при выборе программы - точно определить
свои цели. Не какую программу купить, а чего добиться автоматизацией.
Для подбора
решения, подходящего именно для Вас, необходимы профессиональные знания
существующих бухгалтерских программ, предмета автоматизации, опыт. Наши
знания подтверждены
практикой. Помощь в выборе и есть наша работа.
Основные типы программ для автоматизации бухучета
Малые предприятия и ПБОЮЛ
Бухучет на малых предприятиях и у ПБОЮЛ характерен ведением бухучета на
одном компьютере, но может встречаться и сетевой вариант на 2-4 мест.
Для таких предприятий
существует широкий спектр бухгалтерских тиражных программ, таких как: ИнфоБухгалтер,
Инфин-Бухгалтерия, БЭСТ-Офис, Турбо
Бухгалтер, ПАРУС-бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия,
СБИС, ИНОТЕК, Контур, ИП:Бухгалтерия и другие.
Средние предприятия
Для большинства средних предприятий типично наличие сетевой программы автоматизации
бухгалтерии на 5-10 мест, работающих в режимах файл-север или клиент-сервер.
На таких предприятиях бухгалтерский учет часто ведется по участкам бухучета.
Бухгалтерам таких предприятий можно порекомендовать следующие бухгалтерские
программы: БЭСТ-4, ФинЭко, ABACUS, Парус-4, Компас+SQL, 1С:Предприятие,
ТурбоБухгалтер, ПК Суперменеджер и другие.
Крупные предприятия
Организацию бухучета на крупных предприятиях отличает использование таких
платформ (СУБД) как SQL, ORACLE, ATLANTIS и других. Необходимости вести
бухгалтерский
учет нескольких предприятий в составе холдинга. А также возможностью настройки
бухгалтерской системы на специфику конкретного предприятия. Среди таких
систем можно выделить: БЭСТ-ПРО, Компас + Oracle, ЛокОФФИС, ТБ. Корпорация
и другие.
КИС
Корпоративная информационная система (КИС) - это масштабируемая интегрированная
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ, ХОЛДИНГАМИ, КОРПОРАЦИЯМИ. Она предназначена
для бухгалтерского и оперативного учета, контроля, анализа и оптимизации
финансово-хозяйственной деятельности предприятий и должна иметь гибко настраиваемую
бизнес-логику, что позволяет настраивать систему на работу в самых различных
областях предприятия. К таким системам относятся разработки фирм: Галактика,
Парус, Бизнес-Консоль, АйТи, Алеф Консалтинг энд Софт, Информконтакт, Инфософт
и другие.
информация с сайта www.finsoft.ru
Зарплата и Кадры. Системы управления персоналом
Программы для автоматизации расчета заработной платы (зарплаты) и кадрового
учета
Системы управления персоналом ориентированы на решения вопросов кадровой политики,
подбора и обучения, эффективности и мотивации работы. (см. Основные типы систем
управления персоналом) Большинство из них предназначены для ведения расчетов
с работниками на предприятиях и в организациях в соответствии с количеством,
качеством и результативностью труда (вкладам в результаты труда коллектива),
а также формирование расчетно-платежных ведомостей, налоговых отчетов, бухгалтерских
проводок и других документов, соответствующих требованиям Российского законодательства.
Вопросы и проблемы при выборе программы для управления персоналом
Часто те, кто решил использовать в работе компьютерные программы для управления
персоналом и расчета заработной платы, сталкиваются с проблемой выбора той
системы, которая позволит максимально автоматизировать этот участок. После
того как "обожглись" при работе с одной программой, которая не
удовлетворила ожидания и не решила поставленных задач, руководители (начальники
отдела кадров) не хотят снова выбирать вслепую. Так как каждый разработчик
хвалит себя и ругает своих конкурентов, а при демонстрации умеет скрыть слабые
стороны своих программных продуктов, для правильного выбора необходимо обладать
глубокими знаниями в данной предметной области. Помимо решения вопросов о
функциональной полноте и возможностях программы необходимо учитывать и технические
характеристики (работа в сетевом режиме, быстродействие, надежность, простота
в использовании). Немаловажен также и ценовой аспект (соотношение цена/качество).
Как найти нужную систему?
Программы расчета зарплаты
Программы расчета зарплаты объединяют в себе следующие функции: начисление
заработной платы, ведение карточек персонального учета сотрудников и их лицевых
счетов,
табель рабочего времени, настройка различных видов начислений и удержаний и
алгоритмов их расчета; подготовка и печать расчетных и платежных ведомостей,
других выходных
печатных форм; подготовка проводок и платежных поручений на налоги и перечисления
в фонды; подготовка и передача данных по подоходному налогу и персонифицированному
учету, заполнение налоговой декларации и прочее. Такие программы позволяют
полностью автоматизировать расчет заработной платы для предприятий использующих
окладную,
повременную или сдельную оплату труда. Чаще всего они используются в организациях,
где функциональные возможности бухгалтерских программ не позволяют автоматизировать
процесс расчета зарплаты из-за сложности начислений и удержаний, которые разработчики
бухгалтерских систем не включают в состав своих коробочных продуктов. Среди
разработчиков можно выделить: "1С: Зарплата и Кадры" (1С), "Зарплата" (ДИЦ), "Инотек-Зарплата" (Инотек), "Зарплата" (Овионт), "Учет
труда и заработной платы" (СКБ Контур), "Расчеты с персоналом" (Оазис).
Программы учета кадров
Характерной чертой этих программ является возможность автоматизировать работу
отдела кадров, предоставив возможность выписки всех необходимых документов
и ведения картотеки сотрудников с обширными данными личных карточек. Программы
для управления кадрами (учет персонала), как правило, содержат все утвержденные
формы отчетов по состоянию и движению сотрудников и помогают решать отделу
кадров вопросы кадровой политики на предприятии. Программы "Отдел кадров" (СКБ
Контур), "Кадры" (Финлайс), "Менеджер персонала" (Оазис)
из их числа.
Отдельные модули комплексных систем
Модули управления персоналом для комплексных систем автоматизации предприятий
могут работать как в составе комплекса, так и в автономном режиме. Они выполняют
те же функции, что и вышеперечисленные программы с возможностью выгрузки
данных в другие модули. Поэтому использование этих программ в комплексе с
другими модулями той же системы автоматизации более эффективно для управления
предприятием в целом. В эту категорию входят: "Инфин-Зарплата", "Кадры" (ИНФИН), "Зарплата", "Кадры" (Компас), "Зарплата", "Кадры" (Парус
7.х), "ФинЭко-Комплекс Зарплата и Учет кадров" (АВЭР) и другие
разработки.
Системы управления персоналом для крупных предприятий
Для крупных предприятий решающих HR-задачи (HR - human resource или трудовые
ресурсы) существуют системы, поддерживающие набор методик управления персоналом
и состоящие из взаимодействующих программных модулей, которые пользователь
может конфигурировать в соответствии со своими потребностями. В состав этих
систем, помимо стандартных частей программного комплекса для решения задач
расчета зарплаты, кадрового учета, штатного расписания и табельного учета,
входят модули управления проектами, планирование бюджетных средств, интернет-поддержка
и другие возможностей. Среди подобных программных продуктов можно выделить "ИНЭК-Персонал" (ИНЭК), "АиТ:
Управление персоналом" (АиТ), "БОСС-Кадровик" (АйТи).
Специализированные решения
Существует ещё множество программ, помогающих руководителям предприятий в вопросах
по управлению персоналом. Среди них можно выделить: тестирование персонала
(СКАТ, Инфосервис-Унисон), обучение персонала (СКАТ, Синтез-5), табельный
учет (Оазис, ИНЭК, АйТи, АиТ, Финлайс), кадровая политика (ИНЭК, Контур-ТМ)
и другие.
информация с сайта www.finsoft.ru
Управление торговлей. Складской учет. Логистика.
Складские программы
Как правило, программы для автоматизации складского учета и торговли (склада),
позволяют вести учет складских запасов (товаров и материалов) и их движения,
учитывать комплектацию товаров, вести учет взаиморасчетов с покупателями
и поставщиками, формировать необходимые первичные документы (счета-фактуры,
книги продаж и покупок), учитывать закупку и продажу товаров, выполнять
автоматический расчет цен списания товаров, вести учет товаров в различных
единицах измерения, а денежных средств - в различных валютах, формировать
разнообразные отчеты по результатам складской и торговой деятельности
и многое другое.
Какие бывают программы для автоматизации торговли и складского учета
В настоящее время существует достаточно большое количество программ для ведения
складского учета и торговли часто называемых "Торговля и склад",
которые помогают с использованием компьютера организовать на предприятии
торговый и складской учет (см. основные типы программ для торговли и склада).
Те, кто решил использовать программы складского учета, сталкиваются с проблемой
выбора той системы, которая позволит максимально автоматизировать участок "Торговля
и склад". Прошло то время, когда любая торговая программа считалась
подходящей для работы. Теперь основными требованиями к системе складского
учета и торговли являются возможность работы в сетевом режиме, быстродействие,
надежность, функциональная полнота, простота в использовании и доступная
цена. Главное при выборе программы - точно определить свои цели. Не какую
программу купить, а чего добиться автоматизацией. Для подбора решения,
подходящего именно для Вас, необходимы профессиональные знания существующих
программ автоматизации управления торговлей, склада и логистики, знание
предмета автоматизации, опыт. Наши знания подтверждены практикой. Помощь
в выборе и есть наша работа.
Основные типы программ для торговли и склада
Простые
Как правило, такие программы используются в небольших организациях, где складской
учет ведется на одном - двух рабочих места. Типичные представители - Торговый
Склад (Компьютер-Сервис), WinСклад-4 (Фолио), Торговля и склад (ДИЦ), 1С:Торговля
и склад, SLS-склад, Офис-Склад-Магазин (VVS) и другие.(см. классификатор,
прайс-лист)
Полнофункциональные
Характерной чертой этих программ является возможность автоматизировать складской
учет и всю торгово-закупочную деятельность организации. Практически всегда
эти программы рассчитаны на работу в локальной сети с числом рабочих
мест от 3 до 20-30. Самые известные представители - 1С:Торговля и Склад,
WinСклад
(Фолио), Торговля и склад (ДИЦ), Учет-SV (Бизнес Консалтинг Групп), Оборот+
(Равновесие-Медиа) и другие (см. классификатор, прайс-лист). К ним также
можно отнести специализированные модули и подсистемы крупных комплексов,
таких как Парус, Инфин, БЭСТ, Галактика и других
Крупные
Эти автоматизированные системы отличаются от полнофункциональных торговых
и складских систем в основном технологическими преимуществами (работа
со многими распределенными складами, наличием нескольких бухгалтерий в
составе
холдинга, а также использованием "тяжелых СУБД"). Иногда такие
системы складского учета и торговли относят к категории "управление
торговлей" или "логистика". В качестве представителей можно
назвать ЛокОФФИС (Локис), Гепард (Эйс), Домино (Софт-Вест), ABACUS Financial
(Омега) и другие (см. классификатор, прайс-лист)
Специализированные
Очевидно, что организация торговли и складского учета зависит от типа товаров.
Для разных отраслей промышленного производства имеется разная специфика.
Например, в "ювелирке" объектом учета является каждое отдельное
изделие. Для автоматизации торговли кондитерскими изделиями нужно уметь
пересчитывать штуки в коробки, коробки в килограммы, килограммы в штуки,
и т.п. Торговля спиртом, металлом, текстилем, древесиной и т.д. также имеет
свои особенности. Эти особенности и учитывают специализированные системы
автоматизации складского учета и торговли. Как правило, поставщики полнофункциональных
и крупных автоматизированных систем имеют соответствующие настройки своих
продуктов. Но существуют и отдельные узкоспециализированные отраслевые
решения. Например: Промышленный склад (Компьютер Сервис), ФармСклад.
информация с сайта www.finsoft.ru
Анализ финансового состояния предприятия.
Системы финансового анализа позволяют выполнить комплексную
оценку деятельности предприятия, выявить основные тенденции его развития, рассчитать
базовые нормативы для планирования и прогнозирования, оценить кредитоспособность
предприятия. Также возможно проведение детального финансового анализа, управленческая
интерпретация полученных результатов, которая позволяет найти оптимальный путь
развития, разработать программу финансового оздоровления предприятия, находящегося
на грани банкротства, обосновать инвестиционное решение. Использование комплекса
этих показателей позволяет не только проследить изменения финансового положения
предприятия в динамике, но и определить его рейтинг по отношению к другим предприятиям
и организациям.
Сегодня на рынке программ существует уже достаточно много программ этого класса.
При выборе систем конечному пользователю бывает
сложно сориентироваться среди большого количества разработчиков, когда каждый
хвалит свою программу. Как разобраться среди такого множества предложений?
Основные типы программ для анализа финансового состояния предприятия
Полнофункциональный финансовый анализ
Результатом работы таких программ чаще всего является и всесторонний финансово-экономический
анализ текущего состояния предприятия, и качественно подготовленный, соответствующий
требованиям ведущих российских и международных финансовых организаций бизнес-план.
В качестве исходных данных для анализа программы используют российскую бухгалтерскую
отчетность. Они позволяют не только использовать стандартные формы бухгалтерской
отчетности, но и расширять их, внося дополнительные строки и формируя алгоритмы
расчета показателей пользователя.
Помимо вышеперечисленных возможностей в некоторых программах предусмотрено
сравнение рассчитанных показателей с рекомендуемыми (нормативными) значениями,
которые настроены для каждой из отраслей народного хозяйства (ОКОНХ). Как правило,
все программы способны консолидировать данные нескольких вариантов и анализировать
интегрированные варианты. Среди множества разработок в этой области можно выделить
ИНЭК-Аналитик (ИНЭК), Audit Expert (Professional), ФЭАН (Квантэкс), Альт-Финансы
(Альт) и некоторые другие.
Ограниченный финансовый анализ
Поскольку чаще всего программы полнофункционального финансового анализа предприятия
достаточно "дорогое удовольствие" для предприятий среднего и малого
бизнеса, разработчики выпускают "облегченные" версии программ.
В таких версиях отсутствуют возможности прогнозирования, оценки риска, возможность
реализации собственных методик, сравнительного анализа и некоторых других
функций. ИНЭК-АФСП, Audit Expert (Lite) относятся к таким программным продуктам.
Дополнительные модули бухгалтерских систем
В таких модулях возможности программы в основном ограничиваются диагностикой
финансового и имущественного состояния предприятия, расчетом множества
коэффициентов на основе данных бухгалтерского учета, возможность консолидированного
анализа
нескольких предприятий и других дополнительных отчетов.
Такие дополнительные блоки существуют для программ БЭСТ-4, Инфо-Бухгалтер,
ТурбоБухгалтер, КС:Предприятие, различные надстройки на 1С:Бухгалтерию 7.7
и другие бухгалтерские программы.
Специальные возможности управления проектами
Помимо вышеперечисленных функций программы финансового анализа осуществляют
расчет всего набора показателей эффективности и состоятельности предприятия.
Они позволяют формировать бюджет инвестиционного проекта с учетом изменений
внешний среды (инфляции, налогообложения, банковских ставок), оценивать
финансовую состоятельность проекта (рассчитывать показатели рентабельности,
оборачиваемости
и ликвидности), оценивать экономическую эффективность инвестиций. Также
существуют возможности проводить анализ чувствительности проекта к изменению
основных
его параметров, формировать основные формы финансовой отчетности (отчет
о движении денежных средств - Cash-Flow statement, отчет о прибыли - Income
statement, балансовый отчет - Balance sheet).
информация с сайта www.finsoft.ru
Автоматизация бюджетирования и финансового планирования.
Для чего Вы собираетесь автоматизировать систему управления?
Есть несколько вариантов ответа:
- Ну, так сейчас поступают многие, мне порекомендовали
друзья, слышал, что есть у конкурентов или посоветовали аудиторы.
- Хочу знать,
сколько реально зарабатывает и тратит предприятие. Хочу видеть, какие области
наиболее затратные и куда уходят средства компании. При этом
ставится задача автоматизации отдельных, наиболее важных функций
- Большой объем разнообразных операций. Без автоматизированной системы затраты
на обработку такого количества информации неимоверно велики, а сроки обработки
данных не удовлетворяют менеджеров. Практически невозможно получить необходимую
информацию нужного качества в нужном объеме, а главное в требуемые сроки
для принятия управленческого решения.
Уже из этого видно, что выбор системы бюджетирования и финансового планирования
является задачей непростой и многогранной. Сейчас на рынке присутствует много
различных программ для автоматизации бюджетирования и финансового планирования.
Основные типы программных продуктов по автоматизации финансового планирования
и внутрифирменного бюджетирования
Специализированные модули корпоративных систем
Специализированные модули корпоративных систем. (КИС), к ним можно отнести
такие как: Галактика, Парус, Бэст-Про, и другие. Об этих системах сказано
и написано очень много. Но КИС решают только часть задач корпорации, оставляя
открытыми немало вопросов управления и, несмотря на активное расширение
функционала, никак не мешают на рынке развитию других классов систем,
в первую очередь
аналитических
"Гибкие" системы
Это относительно новые для российского рынка системы, однако они уже начали
завоевывать рынок все больше и больше. Под бюджетным управлением понимается
система управления бизнесом на всех уровнях организации через бюджеты,
позволяющая достигать поставленные стратегические цели на основе планирования,
контроля и анализа сбалансированных финансовых показателей. Динамично
развивающиеся компании рассматривают бюджетирование как инструмент управления,
обеспечивающий
достижение стратегических целей в условиях изменчивости рынков и непрерывной
эволюции собственных бизнес-процессов. К ним можно отнести: ERA Budgeting,
Adaytum e.Planning, Comshare MPC, Oracle Financial Analyzer, Контур Корпорация
и другие.
Готовые тиражные решения
К ним можно отнести "Внутрифирменное бюджетирование" фирмы ТОР-консультант,
Инталев, "Красный директор", фирмы "Bisness Micro", Hyperion
Pillar ориентирован в первую очередь на предприятия малого и среднего бизнеса,
приступающие к автоматизации управленческого учета и бюджетирования и желающие
получить современное решение Программы этого класса имеют готовые возможности
для ведения управленческого учета, бюджетирования, контроля и анализа по
всем разделам хозяйственной деятельности. Они позволяет решать задачи планирования
(бюджетирования), учета фактической информации, контроля, анализа план-фактных
отклонений и подготовки необходимых отчетов.
Офисные инструменты
Офисные инструменты- программные продукты, целью которых не является решение
задач бюджетирования, но которые для этого очень часто используются.
Из самых наглядных представителей систем бюджетирования с файловой организацией
является система бюджетирования, построенная с применением MS Excel,
MS
Access Каждый специалист, участвующий в процессе бюджетирования работает
со своей персональной таблицей. Затем, в целях консолидации информации
выполняется сбор таблиц и расчет консолидированных данных. Такая организация
работы с бюджетом - проста и понятна. Однако слабой стороной таких систем
является их низкая реакция при взаимодействии участников бюджетного процесса
и высокие накладные расходы при выполнении консолидации данных. Например,
изменение состава статей в процессе планирования возможно только до момента
передачи файлов участникам процесса бюджетирования, а интерактивное планирование,
защита и утверждение статей - совсем невозможны. Как следствие, количество
итераций при планировании существенно ограничивается объективно существующими
временными рамками.
Как выбрать нужное ПО
Дань моде
Вам нужна система первоначальной "пробы пера". Соответственно,
и план внедрения должен быть направлен на решение именно этой задачи. Чаще
всего такие системы становятся инструментом для одного - двух сотрудников
компании, которые сами находят и вводят фактические данные, составляют планы
(часть функциональных или операционных бюджетов), проводят анализ данных.
Если систему купили для руководителя, то, скорее всего, через 1-3 месяца "забав" он
забросит это ПО, так как практической пользы в управлении компанией от него
будет крайне мало. Но разумно предположить, что для обучения и получения
первого опыта оптимальны простые, базовые версии ПО, имеющие уже готовую
настройку для ведения управленческого учета в части хозяйственных операций,
но обладающие возможностью конфигурирования, изменения хотя бы части имеющихся
настроек. Это необходимо для первоначального запуска и приобретения навыков
работы с автоматизированной системой, а также развития навыков и получения
первого опыта настройки ПО для решения конкретных задач. Хорошо, если для
выбранного программного продукта будет существовать более сложная версия,
предназначенная уже для решения реальных задач. В будущем, после освоения
базового функционала, можно будет усовершенствовать свою программу, т.е.
сделать "upgrade".
Чтобы решить задачу
Часто решение лежит вне возможностей внедренцев и ПО, а зависит от внутренних
показателей: уровня квалификации персонала, наличия регламентов функционирования
системы управления, достаточности финансовых и материальных ресурсов,
наконец, уровня подготовки и исполнения решений.
Как вы понимаете, в таком случае возможно два варианта развития событий:
или от использования приобретенного ПО отказываются (оно не решает поставленных
задач), или постепенно роль и функции ПО трансформируются и оно занимает
какое-то локальное место в системе управления, тоже малозначимое. Если же
на практике программа помогает решить поставленные задачи, то оно успешно
вписывается в общую информационную инфраструктуру предприятия и занимает
в ней место адекватное значимости решаемых задач. Соответственно, чтобы заранее
просчитать эффективность приобретаемого программного продукта, нужно внимательно
оценить степень соответствия функционала ПО стоящим задачам и разработать
план внедрения, направленный на формализацию и автоматизацию этих задач.
Для систем среднего класса (по степени комплексности решения задач) самым
важным является их подготовленность к решению поставленных задач. С учетом
того, что ПО должно бороться именно с проблемами и причинами их возникновения,
а следствиями, функциональность программы должна предполагать усложнение
и увеличение количества решаемых задач в пределах определенной зональной
области. Например, если сейчас стоит задача ведения бюджета выплат, то в
будущем надо предполагать ведение бюджета движения денежных средств и управления
платежеспособностью в целом.
Чтобы решать текущие и будущие задачи
Остается самый серьезный случай, требующий решения для автоматизации всей
системы управленческого учета и бюджетирования. Тогда и план внедрения,
и функционал системы должны позволить решить все стоящие задачи и, что
более важно, задачи, которые могут возникнуть в течение эксплуатации
внедрения ПО. Такие системы выбираются не только и не столько для решения
конкретных
задач, сколько для полноценной информационной поддержки всего управленческого
цикла и построения эффективной системы управления предприятием, как конкурентного
преимущества.Окупаемость таких систем обычно происходит за 9-27 месяцев
эксплуатации при грамотном внедрении и добросовестной эксплуатации. Системы
для решения комплекса задач по информационной поддержке цикла управления,
должны быть на 20-50% избыточнее по функционалу, чем требуется в момент
внедрения, надежны как в эксплуатации, так и с точки зрения поставщика
и внедренца. Такие системы должны позволять вести весь список хозяйственных
операций в компании, включая внутрихолдинговые, составлять всю систему
бюджетов и показателей (индикаторов) финансово-хозяйственной деятельности.
Гибкость таких систем должна быть максимальна, так как для российских
холдингов характерно частое возникновение новых бизнесов и изменения
правил управленческого
учета с тенденцией к их усложнению. Здесь очень важное свойство - это
ведение всего спектра хозяйственных операций с получением настраиваемых
форм бюджетов,
включая бюджет по балансу. Полную и актуальную информацию по текущему
состоянию предприятия может представить только Баланс. Причем данный
отчет должен
быть построен на основании управленческой информации.
Некоторые проблемы финансового планирования и бюджетирования
- Процесс бюджетирования на современных предприятиях сталкивается с множеством
проблем. Из нашей практики мы можем привести следующие:
- Процесс составления планов затягивается на достаточно долгий период. Например,
принятие годового бюджета в одной из компаний осуществлялось в марте планируемого
года.
- Отсутствие единой системы отчетных и плановых документов в группе предприятий
часто приводит к тому, что суммируются зачастую несопоставимые данные.
- Проблема согласования бюджетов. Отсутствие инструментов и достаточно долгий
срок прохождения документов между верхними и нижними уровнями приводит к
тому, что не остается времени на окончательное согласование бюджетов.
- Отсутствие в фирме достаточного количества сетей и компьютеров приводит
к проблемам обмена данными между отделами, предприятиями и различными программными
продуктами.
- Существующие на предприятиях системы зачастую страдают большим количеством
недостатков. У одних, например, плохо настраивается импорт данных из других
программных продуктов и файлов, у других - системы работают ненадежно, вероятность
ошибки очень велика, а затраты времени на ее исправление исчисляются днями.
- Зачастую составленные оперативные бюджеты не укладываются в стратегический
план предприятия.
- Часто плановые и фактические данные значительно отличаются друг от друга,
что вызвано "оторванностью" бюджетирования от остальной деятельности
предприятия.
информация с сайта www.finsoft.ru
КИС:Бюджетирование,
1.10
Программно-методический комплекс КИС:Бюджетирование предназначен
как для внедрения всеобъемлющей системы бюджетного управления, охватывающей
все подразделения предприятия и требующей кардинальных изменений в процедурах
и организационной структуре планирования, так и для составления бюджета
предприятия, интегрирующего и гармонизирующего существующие планы предприятия
силами 2-3 специалистов.
Marginal
analiz
Программа разработана в формате Excel и позволяет провести расчет
точки безубыточности и запаса финансовой прочности графическим способом.
Программа будет очень полезна как для студентов экономических ВУЗов,
так и для практикующих бизнес-консультантов.
NVP_analiz
Программа разработана в формате Excel и позволяет провести анализ
основных показателей эффективности инвестиций. Программа будет
очень полезна как для студентов экономических ВУЗов, так и для практикующих
бизнес-консультантов. Основные показатели рассчитываемые с помощью
программы:
- Чистая текущая стоимость; - Внутренняя норма рентабельности;
- Срок окупаемости.
Project
Expert
Программный комплекс Project Expert - это набор профессиональных
инструментов для финансового управления бизнесом.
Бизнес
План PL
Оригинальная методика разработки бизнес плана для широкого круга
пользователей, составление профессиональной документации, автоматизация
подготовки отчетов, многообразие вариантов и алгоритмов расчетов Программа
дает возможность одному пользователю, имеющему общие знания в области
экономики и навыки пользователя компьютерных программ в течение короткого
времени создать профессиональный бизнес план. Учтены общие методические
принципы и требования, предъявляемые различными организациями к данной
документации.
БЭСТ-ПЛАН
Программа предназначена для автоматизации планово-экономических
расчетов и располагает средствами анализа управленческой деятельности.
Система унаследовала все достоинства прежней программы "БЭСТ-ПЛАН" и
дополнена новым набором функциональных возможностей .
Системы класса ERP. Корпоративные информационные системы (КИС)
Программы комплексной автоматизации управления предприятием. Производство.
АСУ.
КИС расшифровывается, как корпоративная информационная система. Это собирательный,
нестрогий термин, в чем-то аналогичный по "бытовому" использованию в 60-х -
70-х годах термину АСУ. Назначение таких систем - это учет, контроль, анализ
и оптимизация финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Они должны
иметь гибко настраиваемый инструмент разработки, что позволяет адаптировать
систему на работу в любом объекте учета предприятия. Цель корпоративной информационной
системы - обеспечить руководителей и работников предприятия комплексной и качественной
информацией для принятия и контроля исполнения управленческих решений.
Сейчас, когда в нашей стране экономика начинает развиваться, производство
постепенно возрождается, а торговые предприятия все больше и больше начинают
задумываться
о производстве собственной продукции, успех во многом зависит от правильности
выбора системы для автоматизации предприятия.
Как выбрать программу для управления предприятием?
Все представленные на рынке системы автоматизации управления предприятием
условно можно разделить на две большие группы - отечественные и зарубежные
системы.
Как правило, их также можно разделить и по типу отчуждаемости - тиражируемые
и заказные или по специализации - универсальные и отраслевые. Существует еще
очень много различных критериев , которые следует учитывать при выборе таких
систем - ведь стоимость проекта может составить десятки и сотни тысяч долларов
США, особенно для крупных ERP систем.
Для большого предприятия нужно одно, для маленького - другое, для поточного производства
третье, для производства сборки-комплектации нужно четвертое. А еще есть специфика
отраслей, регионов и т.п. Не следует забывать, что различные мудреные аббревиатуры
- MRP, MRP II, CRM, ERP, TQM, CSRP и многие другие - это совершенно конкретные
и востребованные подходы, концепции и стандарты организации управления.
Основные типы корпоративных информационных систем
Иногда обсуждают, чем отличается КИС от ERP или ERP от АСУ? Мы считаем, что
в общеупотребительном плане - это слова-синонимы, вернее - маркетинговые "оживлялки" рынка.
Поэтому вполне правомочно использовать тот термин, который ближе конкретному
потребителю.
Отечественные или зарубежные
На российском рынке программных продуктов помимо отечественных разработчиков
корпоративных информационных систем ERP -класса представлено также немало зарубежных
систем автоматизации (SAP, Navision Attain, Axapta, Platinum SQL, SCALA и другие).
Несмотря на большую известность по всему миру основная проблема таких систем
- это проблемы локализации, адаптации системы под российское законодательство
и под наши специализированные принципы учета на предприятии. Известен пример,
когда одна из крупных зарубежных компаний столкнулась с непредвиденной ситуацией
- ни одна из 600 стратегий, заложенных в систему, не подошла для российского
рынка. Российские разработчики имеют в этом плане два больших преимущества:
знание национальных особенностей в предметной области и ценовой аспект!
Тиражируемые или заказные
Тиражируемые КИС предполагают, что, купив такую комплексную систему, с помощью
индивидуальных настроек предприятие само адаптирует систему к своим нуждам.
Такой подход, например, демонстрируют фирмы Алеф Консалтинг & Софт,
Галактика, Информконтакт, Инфософт, Парус, Омега, Аккорд Софт и другие. Заказные
системы создаются разработчиками, как правило, на основе некоторых компонентов
типовой системы, которые настраиваются под конкретное предприятие
уже на территории
клиента. Подобный принцип работы предпочитают фирмы АйТи, Диалог СФТ, Кубикс
и некоторые другие.
Универсальные или отраслевые
Помимо разработчиков, которые позиционируют свои программные продукты как
комплексные системы автоматизации крупного предприятия (вне зависимости
от их рода деятельности),
существуют фирмы, специализирующиеся на конкретных типах производства
(металлургия, автопромышленность, ...) или крупных предприятий в сфере услуг.
Чаще всего,
однажды, начав с нуля разработку программы для автоматизации предприятия
и достигнув определенных успехов в этой области, эти фирмы не выходят на
другой рынок, и предпочитают сотрудничать лишь с предприятиями этой же отрасли.
Корпоративная информационная система должна обеспечивать:
комплексный подход к составу подсистем и задач автоматизации управления
предприятием;
работу всех программных модулей системы в едином информационном пространстве
с предоставлением возможности локальной работы отдельных подсистем,
групп пользователей
и рабочих мест;
использование единой системы документооборота, обеспечение принципа
однократности ввода данных, возможность использования выходных документов системы
в качестве первичных; возможность одновременного обслуживания системой нескольких
предприятий, с получением консолидированных отчетов;
возможность работы пользователей, обслуживающих разные предприятия,
с едиными
или автономными аналитическими справочниками; открытость структур хранения
информации;
возможности работы в условиях распределенной обработки данных;
использование во всех подсистемах общих программных библиотек, с поддержанием
единой технологии обработки данных и стандартизованных интерфейсов.
Хотя каждый разработчик систем ERP-класса назовет еще с десяток дополнительных
признаков.
информация с сайта www.finsoft.ru
Как сделать внедрение крупной информационной системы успешным
Концепции построения ERP-систем на предприятии
Продолжая начинания ERP
Новые усовершенствованные приложения для бюджетирования и планирования
Расширение сферы действия ERP
Управление эффективностью бизнеса
Мониторинг безопасности ERP Oracle E-Business Suite
Влияние этапов бизнеса на выбор ERP-системы
В каких случаях осуществлять внедрение лучше самим, а когда доверить это сторонней компании?
Эффективность внедрения ERP системы
Интегрированная аналитика. Как извлечь максимальную выгоду из ERP-систем
Повышение качества предприятия с помощью информационных систем класса ERP (на примере MFG/PRO)
Производственное и функциональное управление: от MRP к ERP и CSRP
Основные принципы, философия и эволюция MRP
Основные принципы MRPII
Стандарт CSRP
Стандарт MRPII. Структура и основные принципы работы систем поддерживающих этот стандарт
Об оценке эффективности внедрения и применения систем управления ресурсами предприятия.
Как организовать проект внедрения
Системы управленческого планирования и контроля
Управление бизнесом — процесс сложный и трудоемкий. И потому не случайно
задачи, некогда выполнявшиеся людьми, взяли на себя информационные системы.
В большинстве компаний базовые задачи производственного планирования и управленческого
учета решаются системами класса ERP (Enterprise Resource Planning). Однако
они выдают только обработанную информацию, а в дальнейшем ее необходимо
анализировать. И сегодня для эффективного управления этого недостаточно.
Скорости бизнеспроцессов возрастают и человек не может оперативно отреагировать
на сиюминутные изменения во внутренней и внешней бизнессреде. Потому все
больше ощущается потребность в автоматизации самого процесса принятия управленческих
решений.
Как следствие такой потребности в бизнесе возник новый класс систем —
системы управленческого планирования и контроля (Management Planning and
Control — MPC), или, как их еще называют, CPM (Corporate Performance Management),
позволяющие структурировать и автоматизировать основные процессы управления.
Иногда еще используется синонимический термин BPM (Business Performance
Management). Такие понятия введены аналитиками корпорации Gartner Group
для систематизации программного обеспечения, ориентированного на потребности
высшего руководства компаний.
Системы этого класса позволяют значительно увеличить обоснованность и,
следовательно, точность финансовых планов, прогнозов и бюджетов, одновременно
обеспечивая отчетами по их исполнению и предоставляя менеджменту широкие
возможности оперативной корректировки первоначальных бюджетов согласно
изменяющимся обстоятельствам. Таким образом, регулярные изменения бюджетов
и планов становятся штатными процедурами, для которых четко определены
соответствующие оперативные действия сотрудников.
CPMсистемы не заменяют собой программы учета или производственные системы
планирования ресурсов (MRP, CSRP и ERP) — они лишь дополняют используемые
компаниями программы, интегрируя их в единый комплекс.
Учетная система обеспечивает оптимизацию управления бухгалтерией, персоналом,
материальными ценностями, производством. CPMсистема выступает в качестве
объединяющей и замыкающей все процессы управления надстройки, использующей
накопленные в учетном приложении данные, а также предоставляет высшему
руководству широкие возможности для управленческого планирования, опирающегося
на стратегические цели предприятия, и последующего контроля хода исполнения
поставленных задач и развития ситуации.
CPMсистема может функционировать через Интернет: программное обеспечение
устанавливается в центральном офисе, а доступ к системе с удаленных рабочих
мест осуществляется с помощью интернетбраузера — практически так же,
как если бы пользователь просматривал вебсайты. Важное отличие состоит
в том, что при работе с СРМсистемой обеспечиваются все необходимые меры
информационной безопасности и исключен несанкционированный доступ посторонних
лиц.Стоимость проекта внедрения систем CPM может составлять от $10 тыс.
для малых и средних предприятий с небольшим количеством специалистов,
вовлеченных в процессы управленческого планирования и контроля.
По отчету Gartner Group, вложения в системы класса CPM за два года эксплуатации
приносят окупаемость в размере 431%. Причем речь не идет о том, что именно
система творит какоето чудо, становится панацеей для компании. Причина
иная. Раньше люди все делали на бумаге, а теперь информация собирается
и обрабатывается централизованно, — в результате бюджет становится более
достоверным. Когда бюджету нельзя верить, невозможно управлять бизнесом.
Если бюджет правильно сформирован и соблюдается, идет реальная экономия
расходов на персонал, который прежде был вынужден много времени тратить
на доработку бюджета. Поэтому, по самым скромным подсчетам, минимум 5%
оборотного капитала в год экономится после внедрения CPMсистем. Еще одно
преимущество — срок внедрения. В случае CPM он не превышает шести месяцев.
Игорь Широков, генеральный директор «Корус Консалтинг» так объясняет
необходимость внедрения систем CPM: «Планировать, анализировать и контролировать
бюджеты можно с помощью многих корпоративных информационных систем. В
чем сегодня бюджетируют российские компании? Самый распространенный инструмент
— это Excel. Можно вводить формулы, импортировать информацию и т. д. Но
каждый, кто составляет бюджеты в Excel, знает, сколь сложно консолидировать
данные, разграничивать доступ к ним для пользователей различных уровней.
Производительность Excel невелика. Но для многих небольших компаний —
это эффективный инструмент. А если необходимо вести автоматический мониторинг
данных, выполнять сложный анализ по типу drilldown, сравнивать не только
план и факты, но и различные версии, тем более в сложной, холдинговой,
географически распределенной структуре, то единственное эффективное решение
— специализированное ПО, автоматизированные системы бюджетирования».
CPMрешения
Наиболее известные в настоящее время системы класса CPM — Comshare MPC,
Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer, Adaytum e.Planning, Exact
Globe 2000. Расскажем о них более подробно.
Comshare MPC
Наиболее современной из систем CPM является Comshare MPC — программный
продукт американской компании Comshare Inc. Имея внушительный опыт работы
на IТрынке, Comshare Inc. входит в число самых крупных независимых производителей
программного обеспечения.
В общих чертах, система Comshare MPC, как и любая другая система этого
класса, имеет достаточно стандартный набор свойств, которые уже приводились
выше. Тем не менее попробуем вкратце описать основные параметры системы.
Центральная многопользовательская база данных системы Comshare,
основанная на открытых СУБД — Microsoft SQL Server или Oracle, IBM DB2
OLAP, Hyperion Essbase, MS Analysis Services, — позволяет решить проблему
ограничений по объемам информации и обеспечивает мгновенный доступ к
результатам расчетов плюс высокую степень информационной безопасности.
По заявлению разработчиков, система имеет возможность масштабируемости,
что необходимо по мере роста бизнеса. Объединение Comshare MPC с такими
системами ERP, как SAP, BAAN, Microsoft Navision Axapta, 1CПредприятие,
не требует дополнительных затрат на разработку программных решений, поскольку
осуществляется посредством готовых интеграционных блоков. Программный
комплекс Comshare включает пакет интеграции с Интернетом.
Клиентское приложение, выполненное на основе MS Excel, облегчает обучение
пользователей работе на новом программном обеспечении. Внедрение системы
Comshare MPC по оценкам разработчиков занимает от двух до четырех месяцев.
В России внедрением данной системы занимается официальный представитель
Comshare Inc. в СНГ и странах Балтии — компания «Корус Консалтинг». Comshare
Inc. самостоятельно занимается продажами только на территории США и Великобритании,
в остальных странах ее продукты представляют партнеры.
Для «Корус Консалтинг» процесс внедрения информационной системы не ограничивается
работами по запуску и наладке того или иного программного обеспечения.
В рамках каждого проекта готовится концепция развития всех сфер автоматизации
бизнеса — от оптимизации логистических и производственных процессов до
построения сигнальноаналитического комплекса для руководителей высшего
звена.
Клиентами Comshare в основном являются торговые, производственные, финансовые
организации (в том числе банковские, страховые и лизинговые). Среди российских
пользователей системы Сomshare MPC — Соликамский магниевый завод, комбинат
«Акрихин», «КМББанк», «КомиАрктикОйл», «Чайковский текстиль», ПГ «Ричел»,
«ОПТИМАТелеком», «Самарателеком», Сыктывкарский фанерный завод и другие.
CPMрешение от компании Hyperion
Приложение для планирования и контроля от крупной транснациональной американской
компании Hyperion Solutions Corporation (HYSL) носит название Hyperion
Pillar. Оно является частью пакета Hyperion Enterprise Performance Management,
в которое помимо него входят такие приложения, как Hyperion Enterprise
для финансового учета и отчетности, Hyperion Performance Scorecard для
стратегического управления, моделирования бизнеспроцессов, Hyperion Business
Modeling для реализации методов функциональностоимостного управления,
Activity Based Management для экономического анализа, оценки качества
работы и управления на основе фактических показателей.
Опуская более подробное описание всего пакета приложений, мы остановимся
на CPMприложении Hyperion Pillar.
Это легкий в освоении программный продукт, позволяющий реализовать классические
функции бюджетирования, включающие бюджетное планирование, контроль и
анализ исполнения бюджета. Заложенные в продукт возможности гибкой настройки
позволяют использовать любую методологию бюджетирования и обеспечивают
эффективность применения системы на предприятиях разных отраслей.
Hyperion Pillar — система, ориентированная на экономистов, поэтому для
реализации бюджетных моделей вовсе не требуются специальные знания в компьютерной
области. На практике это позволяет достигать существенной экономии средств.
Кроме того, сокращаются сроки внедрения, поскольку все параметры и настройки
определяются непосредственно будущими пользователями системы.
Формирование планов и бюджетов
Встроенный в систему инструментарий позволяет создавать разные сценарии
развития, анализировать варианты (анализ «что, если…»), проводить бизнесмоделирование
и динамические вычисления, а расширенные возможности создания трендов
— прогнозировать финансовые и количественные показатели, основываясь
на данных предыдущих периодов с учетом фактора сезонности.
Аналитические возможности
Организация данных по аналитическим направлениям предоставляет возможность
классифицировать информацию таким образом, чтобы бюджет отражал специфику
бизнеса. Например, в качестве аналитических направлений (справочников)
могут быть заданы план счетов, номенклатура производимой продукции,
финансовая структура компании, справочники клиентов, поставщиков, ресурсов,
проектов и др. Кроме того, Hyperion Pillar позволяет создавать атрибуты,
объединяющие элементы справочников по различным категориям в соответствии
с их иерархией и необходимостью группировки. При этом сохраняется возможность
получать отчеты по любому критерию, с детализацией информации в зависимости
от конкретных управленческих задач.
Контроль исполнения бюджета
Система разрешает контролировать исполнение бюджета путем сравнения
плановых и фактических показателей, а также анализировать причины возникающих
отклонений.
Организация бюджетного процесса
Возможности Hyperion Pillar позволяют организовать процесс работы
с бюджетом с учетом корпоративной иерархии — «сверху вниз», «снизу вверх»
или по смешанной схеме. Встроенный механизм консолидации/дистрибуции
данных обеспечивает необходимый обмен бюджетной информацией. При этом
обеспечивается участие в бюджетном процессе пользователей и групп (подразделений),
находящихся на разных иерархических уровнях. Для этого в системе существует
три типа пользователей — администратор, консолидатор и планировщик.
Для каждого сотрудника определяется участок работы, список лиц, от которых
он получает исходную информацию, и тех, кому он передает результаты
своей работы.
Отчетность
Система содержит встроенные средства формирования отчетности, включая
отчет о прибылях и убытках, балансовый отчет и отчет о движении денежных
средств. Кроме того, пользователи могут создавать собственные отчеты
с применением встроенного инструментария.
Интеграция с внешними системами
Источниками данных для Hyperion Pillar могут служить бухгалтерские
и учетные системы, системы класса ERP, а также другие источники. Интеграция
Hyperion Pillar с другими системами может осуществляться несколькими
способами: путем импорта/экспорта информации через текстовые файлы,
электронные таблицы, механизм Copy&Paste, встроенный ODBCдрайвер,
а также с использованием средств специализированного пакета Hyperion
Application Link. Кроме того, возможна «бесшовная» интеграция с ERPсистемами
— SAP R/3, JD Edwards, PeopleSoft, Oracle Applications, Baan и другими
(с применением специальных шлюзов, сертифицированных производителями
соответствующих ERPсистем).
Некоторые компании используют Hyperion Pillar совместно с OLAPсервером
Hyperion Essbase. В этом случае данные из Hyperion Pillar служат основой
для анализа, формирования различных форм отчетности, моделирования в Hyperion
Essbase. В числе пользователей системы ряд дочерних предприятий «ЛукОЙл»,
АО НГК «Славнефть», ООО «Телеросс» («Голден Телеком»), РусАвтоПром, ООО
«Объединенные Машиностроительные Заводы», ОАО «ГМК "Норильский никель" и
другие отечественные и зарубежные компании.
Решение от Exact Software
Особенность CPMрешения от Exact Software в том, что оно состоит из двух
приложений: собственно приложения планирования и контроля Exact Globe
2000 и сетевого приложения Exact eSynergy, которые, работая в комплексе,
создают единое пространство бизнеспроцессов для всех сотрудников компании,
независимо от их месторасположения.
Решение не имеет ограничений по применению в тех или иных отраслях
или видах бизнеса, оно соответствует как малым, средним, крупным компаниям,
так и корпорациям. CPMпакет от Exact поддерживает интеграцию с ERPмодулем
Exact.
К отличительным чертам приложения Exact Globe 2000 относится и то, что
оно использует основанную на новейших технологиях концепцию хранения транзакций
в единой централизованной таблице, — это, в свою очередь, снижает время
обработки информации. Приложение предусматривает возможность экспорта
данных в Excel.
Данное решение от Exact так же, как и предыдущие приложения от других
производителей, использует единую базу данных для хранения информации
обо всех процессах — от бюджетных или финансовых транзакций до заявлений
об отпуске или служебных записок. Возможность комплексного анализа этой
информации в режиме реального времени позволяет построить прозрачные бизнеспроцессы,
оперативно управлять проектами, сотрудниками, поддерживать базу знаний.
Составляя комплексное решение с Exact Globe 2000, сетевое приложение
Exact eSynergy дает возможность получать информацию по запросу из общей
базы данных в режиме реального времени — от исходного документа до реквизитов
накладной или финансовой проводки. Важно, что, будучи основанным на вебпортале,
оно не требует клиентской части, снимая проблемы по установке дополнительного
ПО для работы, к примеру, при смене рабочего места. При любом обновлении
данных в системе, независимо от того, с какого рабочего места оно произведено
(из Exact Globe 2000 или с вебпортала Exact eSynergy), происходит автоматическое
изменение данных во всех модулях.
Решение от Exact не требует дополнительного обновляющего ПО персонала
— апгрейд системы достаточно произвести только на основном сервере, вслед
за которым каждый из компьютеров локальной сети компании самостоятельно
получит и установит обновленное ПО прямо с сайта Exact.
Что касается самого разработчика, компании Exact (торговая марка — Exact
Software), она создана в Нидерландах в 1984 году. Exact имеет глобальную
сеть подразделений и партнеров. В таких странах, как Нидерланды, Бельгия
и Германия Exact имеет сильные позиции в секторе продаж, маркетинга, распространения
и разработки программных продуктов для бизнеса в области бухучета, логистики
и производства.
С 1995 года региональным партнером Exact в России является компания «РОБИС
Консалтинг». За восемь лет работы представительства Exact в России и странах
ближнего зарубежья специалисты компании провели более 50 внедрений своих
информационных систем на предприятиях различных сфер деятельности. В числе
клиентов Exact на территории России и стран СНГ — Siemens AG, Novell Russia,
Geocell, ЗАО «Ван Мелле», GG&MW Co. N.V. (Боржоми) и ряд других.
Финансовоаналитическая система Oracle Financial Analyzer
По определению самой компанииразработчика CPMприложения Oracle Financial
Analyzer (OFA) — это инструмент для формирования финансовой отчетности,
проведения детального финансового анализа, ведения бюджета, финансового
планирования и прогнозирования.
Oracle Financial Analyzer, как и ряд конкурентных приложений CPM, не
имеет ограничений по области применения, конфигурация системы настраивается
согласно решаемым проблемам управленческих структур и может эффективно
работать по любому существующему профилю. OFA имеет возможность интеграции
с модулем ведения бухгалтерской отчетности General Ledger, также производства
Oracle.
Помимо практически стандартной для CPMприложений системы хранения информации
обо всех бизнеспроцессах в единой базе данных, Oracle Financial Analyzer
имеет возможность разграничения доступа к информации по правам доступа,
определяемым администратором системы. Пользователи, таким образом, могут
работать лишь с информацией, лежащей в сфере их профессиональных интересов.
Составление бюджета, прогнозов, обзоров гармонизируется с другими приложениями
Oracle. Сроки возможного планирования не установлены — это может быть
как квартал или финансовый год, так и более короткие периоды — месяц,
неделя.
Используя многомерный анализ данных, можно отслеживать и одновременно
анализировать поступающие финансовые сведения, составляя параллельно собственные
отчеты и давая графическую интерпретацию, привлекая лишь встроенные в
OFA средства аналитической обработки информации.
Что касается средств визуального графического представления, то OFA использует
интуитивно понятный графический интерфейс. Специальные мастера, такие,
как Selector, делают возможным качественный анализ по характерным параметрам
и анализ по методу «от противного». Отчеты же имеют знакомый внешний вид
и функционально похожи на электронные таблицы.
Adaytum e.Planning
Система Adaytum e.Planning от компании Adaytum входит в спектр решений
для управления финансами и оценки эффективности деятельности предприятия.
Данная система не является унифицированным решением для любых компаний:
архитектура e.Planning оптимизирована для решения разнообразных задач
планирования. Выбор подходящей технологии всегда был проблемой при внедрении
систем планирования. Возможно, ваша компания использует технологии OLAP,
предоставляющие мощный аналитический инструментарий, но в ущерб скорости
сбора и обработки данных. e.Planning решает эту дилемму, предлагая интеграцию
разных платформ. Сбор информации осуществляется с использованием реляционных
баз данных, в то время как аналитический инструментарий и функции построения
отчетности созданы на базе OLAPтехнологий. Множественность сценариев
«что будет, если?» поддерживается резидентным вычислительным механизмом.
При использовании e.Planning данные хранятся в едином источнике, система
обеспечивает полный набор возможностей для выполнения всего спектра задач
планирования. е.Planning легко интегрируется с ERP, CRM и другими приложениями
за счет архитектуры Windows DNA (Microsoft Windows Distributed interNet
Application Architecture).
Компания Adaytum создала оптимальную архитектуру приложения и интерфейс,
настроенный в соответствии с ролевыми функциями участников процесса планирования
— финансовых аналитиков, менеджеров подразделений и топменеджеров. Модуль
Analyst позволяет сотрудникам финансовых подразделений определять процессы,
модели и требования к содержанию шаблонов, а затем распределять шаблоны
непосредственным участникам процесса планирования. Модуль Contributor
разработан как приложение, не требующее дополнительного обучения пользователей.
Вебшаблоны модуля Contributor предоставляют пользователям возможность
введения бюджетных данных. Пользователи модуля Reporter получают доступ
к финансовой и оперативной информации, используя стандартные и настраиваемые
отчеты, и могут опубликовать эти отчеты для других участников через Интернет.
Adaytum также решает проблему согласования стратегического плана, разрабатываемого
на высшем уровне компании, с бюджетом, формируемым «снизу вверх». Система
предоставляет гибкие средства стратегического планирования «сверху вниз»
и разработки сценариев «что будет, если?..». Итеративный процесс формирования
бюджета поддерживается функциями распределения, сбора и агрегации данных,
поступающих «снизу вверх». После того как процесс согласования индивидуальных
бюджетов завершен, данные консолидируются в режиме реального времени,
и утвержденные показатели фиксируются в системе, обеспечивая целостность
управления изменениями.
Продукты Adaytum используют компании BMW, MercedesBenz, Dr.Perrer/Seven
Up и др.
Перспективы рынка CPM
Рынок CPMсистем совершенствуется, соответствуя все усложняющимся требованиям
клиентов. Одно из таких требований — внедрение интегрированной CPMсистемы.
Так, только некоторые директора подтверждают, что их менеджеры знают,
какие стратегические задачи стоят перед организацией, а значит, как должен
быть выстроен бюджет. Соответственно, стратегическое и бюджетное управление
должны быть увязаны. Эта тенденция наиболее характерная, нашедшая отражение
даже в смене названия класса систем, ставших системами повышения эффективности
бизнеса (CPM или BPM).
Кроме того, можно говорить о расширении функциональности таких систем.
Часто пользователи информационных систем сталкиваются с ситуацией, когда
у них слишком много данных, но нет информации, им нужно большое количество
аналитических отчетов, есть необходимость, но нет возможности моделирования
ситуаций. Таким образом, наличие в системе возможностей для скользящего
бюджетирования и прогнозирования, присутствие продвинутых аналитических
функций становится все более востребованным.
Все более актуальным становится вопрос повышения эффективности инвестиций
в технологии. Именно поэтому на первый план выходит использование приложений,
работающих на промышленных БД, построенных на известных, широко применяемых
технологиях, что позволяет с легкостью интегрировать их с любыми ERP или
учетными системами.
Электронный документооборот и делопроизводство
Рынок систем электронного документооборота - один из самых быстрорастущих в сфере
информационных технологий. С каждым годом аудитория пользователей расширяется,
увеличивается и число фирм, предлагающих решения в области автоматизации делопроизводства
и электронного документооборота. Если программа документооборота внедряется до
конца, то количество бумажных документов сокращается и больше используются электронные
документы. Но на практике это бывает редко, гораздо чаще - электронные копии
бумажных документов остаются в архиве для хранения. При этом существенно уменьшается
оборот бумажных документов, в работе используется их электронная версия. Выбор
системы документооборота и делопроизводства (см. основные типы программ) - это
не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией
развития организации. Потребуется детальный анализ работы организации и понимание
задач, решаемых системами документооборота (см. основные функциональные требования
при выборе системы), для того чтобы найти наиболее оптимальную программу электронного
документооборота и делопроизводства.
Основные типы программ электронного документооборота и делопроизводства
Коробочные (серийные) программы документооборота и делопроизводства
Такие программы решают задачу автоматизации документооборота и делопроизводства
условно на малых и средних предприятиях. Подготовка к внедрению автоматизированной
системы документооборота - это хороший повод четко определить его структуру,
закрепить за каждым исполнителем определенные обязанности, определить связи
между исполнителями с различными видами взаимной подчиненности и организовать
информационные потоки внутри предприятия. После этого можно говорить о выборе
той или иной системы автоматизации электронного документооборота и делопроизводства.
К числу подобных программ автоматизации документооборота и делопроизводства
можно отнести: "1C:Документооборот" (1C), "Евфрат" (Cognitive
Technologies), "Золушка" (НТЦ ИРМ), "Дело-96" (ЭОС), "Эффект-Офис" (Гарант-International)
и другие.
Типовое решение (с возможностью быстрой доработки системы документооборота
и делопроизводства), часто модуль комплексной системы автоматизации предприятия
Такое решение больше подходит к средним и крупным предприятиям, у которых
система документооборота и делопроизводства, часто является модулем комплексной
системы
автоматизации предприятия. Если это коммерческая компания, то выбор определяется
во многом целями компании, конкурентной средой, структурой, которая имеется
на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем.
Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета
задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой
ее деятельности. В общем, при выборе системы документооборота и делопроизводства
нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь
отношения к предмету. Наибольшее распространение на российском рынке получили: "БОСС-Референт" компании "Ай-Ти", "Документооборот" компаний "Компас" и "Инфософт", "Управление
деловыми процессами" (Парус) и другие. Смотри также КИС
Заказные, специализированные и отраслевые решения
Такие системы могут использоваться на фирмах, где четко определены маршруты
движения всех возможных типов документов и круг исполнителей с закрепленными
за ними должностными обязанностями, а также обозначены сроки прохождения
различных документов по заданным маршрутам, возможно, внедрить автоматизированные
системы документооборота. Как правило, все эти требования выполняются на
крупных государственных предприятиях, в министерствах, ведомствах или банках.
Помимо разработчиков, которые позиционируют свои программные продукты как
системы автоматизации любого крупного предприятия (вне зависимости от их
рода деятельности), существуют фирмы, специализирующиеся на конкретных типах
автоматизации предприятия: уникальные системные решения для государственных
и иных органов и организаций в имущественной сфере, разработка нормативно-правовой
базы, оптимизация организационных структур, автоматизация систем кадастрового
учета, регистрация прав на недвижимость и сделок с ней, управление имуществом,
делопроизводство и документооборот. Можно выделить два основных подхода к
созданию таких систем - на базе специализированного программного инструментария
- конструкторов типа "LanDocs" (Ланит) и "Оптима Workflow" (Оптима)
или на основе создания специализированного решения, например, ("Офис
регистратора" Балтрос) и другие.
Основные функциональные требования при выборе системы:
- Универсальность представления и поддержка различных форматов представления
документов
- Обработка графических образов документов
- Гибкая настройка рабочих атрибутивных форм
- Управление версиями документов
- Управление связанными документами
- Контроль исполнения поручений
- Полномасштабный полнотекстовый поиск
- Соответствие требованиям стандартов: ГОСТ 6.38-90 "Система организационно-распорядительной
документации"
информация с сайта www.finsoft.ru
Автоматизация документооборота компании - непростой выбор
Электронный документооборот: обычаи управленцев на языке информационных технологий
Документооборот: два в одном
Технический документооборот: Система управления документацией или придаток к приложениям обработки данных?
Технологии электронного документооборота
Мировой рынок систем электронного документооборота
Архив без пыльных полок или способы организации архива предприятия
Некоторые вопросы сбора и обработки информации для принятия управленческих решений на химическом предприятии.
Бесплатное программное обеспечение
Бизнес-Пак
Программа предназначена для формирования, учета и печати первичных бухгалтерских документов и распространяется бесплатно.
Товар-Деньги-Товар
«Товар-Деньги-Товар» — это торгово-складская программа для осуществления комплексного контроля над деятельностью
оптовых, розничных, оптово-розничных и других торгующих предприятий — от киоска до супермаркета.
Программа позволяет проводить и оформлять все виды торговых и складских операций, вести соответствующую документацию
и формировать разнообразные отчеты.
В демо-версии ограничение стоит только на объем вводимых данных
|
|